SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DAN DAMPAKNYA TERHADAP PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DAN DAMPAKNYA TERHADAP PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

May 14th, 2013

ABSTRAK

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat pengaruh Sistem Informasi Sumber daya manusia terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam konteks ke-Indonesiaan. Penelitian ini dilakukan oleh Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati [2012], menyatakan bahwa HRIS memberikan pengaruh positf pada perencanaan sumber daya manusia di perusahaan. Dalam konteks ke-Indonesiaan, penelitian yang dilakukan sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh oleh Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati [2012], HRIS memberikan pengaruh positif pada perencanaan karyawan di PT. Telekomunikasi Indonesia dan Sekretariat Jenderal Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Namun penerapan HRIS di Indonesia masih terbatas pada karyawan di dalam perusahaan blm sampai pada tahap rekrutmen dan seleksi.

PENDAHULUAN

Pengertian paling mendasar tentang HRIS (Human Resources Managemen System) adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil dan mendistribusikan informasi yang bersangkutan dengan organisasi sumber daya manusia. Hal ini sering dianggap sebagai layanan yang diberikan kepada organisasi dalam bentuk informasi (Tannenbaum, 1990).

Penggunaan HRIS tergantung pada beberapa faktor seperti yang digambarkan oleh Broderick dan Boudreau (1992) bahwa penggunaan sistem HRIS ditentukan oleh strategi sumber daya manusia, membacanya sebagai sebuah proses yang sesuai antara strategi yang berbeda dan praktek sistem yang berbeda.

Perencanaan sumber daya manusia atau Human Resource Planning (HRP) umumnya diabaikan dalam sebagian besar organisasi bahkan HRP tidak diakui (Vareta, 2010). Cherian (2011) mendefinisikan HRP sebagai proses peramalan permintaan dan penawaran sumber daya manusia dengan merekrut karyawan yang benar, dan memiliki keterampilan yang tepat (sesuai job) sesuai kebutuhan organisasi.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Pengertian dan Strategi Perencanaan SDM Mondy & Noe (1995) mendefinisikan Perencanan SDM sebagai proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumberdaya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan”. Kemudian Eric Vetter dalam Jackson & Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990) mendefinisikan Perencanaan sumber daya manusia (HR Planning) sebagai; proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dari konsep tersebut, perencanaan sumber daya manusia dipandang sebagai proses linear, dengan menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (long-term).

Tulisan ini, lebih lanjut akan menguraikan tentang analisis kegiatan HRIS yang membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan kegiatan strategis manajer SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan perencanaan suksesi, pelacakan pemohon dalam rekrutmen dan seleksi, dan perencanaan tenaga kerja. Kemudian di bagian akhir tulisan, akan diungkapkan pengaruh HRIS terhadap HRP yang diterapkan dalam konteks ke-Indonesiaan.

RINGKASAN JURNAL

Di awal jurnal, Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengungkapkan fakta dalam pendahuluan jurnal tentang perkembangan HRIS dengan mengutip hasil penelitian Siriwal Tevavichulada (1997) bahwa awalnya HRIS diperuntukkan untuk mengatur karyawan karena fungsinya untuk menyimpan dan mengelola departemen sumber daya manusia tapi sekarang HRIS tidak terbatas pada penyimpanan saja, tetapi mencakup berbagai bidang yang terkait dengan karyawan seperti perencanaan tenaga kerja, permintaan tenaga kerja dan pasokan peramalan, deskripsi pekerjaan untuk pekerjaan dan pelamar, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, negosiasi, manajemen keluhan dll (Kenneth A. Kovach dan Charles E. Cathcart (1999).

Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengatakan sumber daya manusia adalah aset untuk setiap organisasi dan khususnya organisasi TI di mana karyawan bertindak sebagai gudang bakat. Karena pentingnya sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia (HRP) juga harus menjadi pusat perhatian. Untuk memanfaatkan karyawan se efisiensi mungkin. Sehingga sangat penting untuk memiliki gambaran lengkap tentang karyawan serta pekerjaan yang tersedia. Kadang-kadang karyawan bisa menjadi warisan bagi organisasi tetapi tidak dapat melakukan hal yang terbaik untuk perusahaan dengan posisi pekerjaan saat ini. Kedua, peningkatan dan kekurangan karyawan juga mempengaruhi keadaan perusahaan. HRP dapat membantu perusahaan untuk mengatasi tantangan tersebut. Tidak hanya itu, penilaian kinerja perlu dikelola dengan baik agar dapat menjadi faktor puncak untuk memotivasi karyawan dalam organisasi dan HRP membantu dalam hal ini juga dengan menganalisis karyawan. Melakukan hal ini secara manual sangatlah kompleks dan HRIS dapat menyelesaikan masalah ini.

Penelitian ini bekerja berfokus pada kontribusi HRIS di HRP. Tinjauan literatur pentingnya HRIS dengan berbagai subsistem, tetapi sangat langka menemukan jurnal yang membahas peran HRIS untuk HRP. Aspek yang paling menantang dalam pembahasan makalah penelitian ini adalah isu menyeluruh tentang peran HRIS di HRP di tengah kelebihan dan aplikasi strategis.

PERAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN

Handoko (1992) menyatakan perencanaan sumberdaya manusia meliputi penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas tersebut, jumlah karyawan yang dibutuhkan, pemahaman pasar tenaga kerja, dan pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran sumberdaya manusia. Werther dan Davis (1993) menyatakan perencanaan sumber daya manusia adalah prakiraan yang sistematis dari organisasi untuk melihat masa depan tentang penawaran dan permintaan tenaga kerja dengan menentukan jumlah dan tipe tenaga kerja yang dibutuhkan, dimana bagian sumber daya manusia dapat merencanakan langkah-langkah penarikan, seleksi, perencanaan kader dan aktivitas sumber daya manusia lainnya, dan Mondy dan Noe (1990) menyebutkan perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses yang secara sistematis memeriksa kembali persyaratan-persyaratan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan skill yang disyaratkan, tersedia pada saat diperlukan. lni merupakan proses memadukan ketersediaan sumber daya manusia di dalam dan diluar perusahaan dengan antisipasi lowongan kerja dari perusahaan dalam suatu waktu atau periode.

Dengan demikian pada dasarnya perencanaan sumberdaya manusia adalah menentukan tentang kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi atau dapat dikatakan perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses didalam mencari orang yang tepat yang disiapkan pada tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat (The Right Man in The Right Place and The Right Time).

TUJUAN PENELITIAN

Untuk mengeksplorasi kontribusi keseluruhan HRIS dalam perencanaan sumber daya manusia.

METHODOLOGI PENELITIAN

Populasi Penelitian dan Metode Pengumpulan data

Populasi penelitian terdiri dari 127 responden dari atas 7 perusahaan IT di India telah diambil untuk membedakan peran HRIS dalam perencanaan tenaga kerja di perusahaan mereka. Desain penelitian yang digunakan adalah eksplorasi. Data untuk penelitian ini diperoleh terutama dari sumber primer dan sumber-sumber sekunder. Sumber primer meliputi karyawan dari organisasi TI yang mengisi kuesioner diarahkan untuk penelitian. Data juga dikumpulkan dari sumber-sumber sekunder termasuk internet, website dll. Teknik yang digunakan adalah survei dan wawancara, dan untuk analisa data digunakan SPSS paket statistik. Eksplorasi makalah penelitian bertujuan untuk mengeksplorasi peran HRIS dalam perencanaan sumber daya manusia dalam organisasi TI.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN                                                       

Tabel 1: Korelasi antara berbagai tahapan dan sub-tahapan Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia untuk Perencanaan Sumber Daya Manusia

Variabel Independen	Variabel Dependen Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia untuk Perencanaan Sumber Daya Manusia
HRIS menganalisa deskripsi setiap pekerjaan	0,568
HRIS mengatur berbagai keterampilan karyawan (kemampuan, kapasitas, kualifikasi dan tujuan karir).	0,537
HRIS mengatur hubungan antara individu yang mendaftar(pelamar) dengan ketersediaan bakat di perusahaan	0,184
HRIS menghilangkan pelamar yang tidak sesuai dan berfokus pada kandidat yang menjanjikan.	0,252
HRIS menempatkan karyawan di tempat yang tepat dan waktu yang tepat	0,347
HRIS subsistem perekrutan diimplementasikan dengan tepat	0,207

Semua nilai korelasi yang signifikan pada tabel di atas menafsirkan bahwa HRIS membantu dalam semua tahap HRP termasuk menganalisis deskripsi pekerjaan, mengatur berbagai keterampilan karyawan dan mengatur hubungan antara individu yang mendaftar (pelamar) dengan ketersediaan bakat, menghilangkan pelamar yang tidak cocok dan berfokus pada kandidat yang menjanjikan, pelaksanaan subsistem perekrutan yang tepat dan menempatkan karyawan di tempat yang tepat dan waktu yang tepat. Studi ini mengkonfirmasikan bahwa dengan menerapkan HRIS, organisasi TI dapat memiliki kendali penuh atas organisasi mereka. HRIS membantu organisasi dalam perencanaan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Menjadi sumber informasi untuk sumber daya manusia, dapat menyimpan banyak data tentang karyawan, selain itu membantu dalam mengidentifikasi posisi pekerjaan untuk karyawan. Tidak hanya itu tetapi juga dapat mengidentifikasi apakah orang tersebut berapa pada posisi tertentu yang cocok untuk pekerjaan atau tidak.

PENERAPAN HRIS TERHADAP HRP DI INDONESIA

Menurut Hadari Nawawi (2008:46) perencanaan SDM untuk operasional bisnis dibagi menjadi beberapa tahap yaitu :

Gambar 1: Perencanaan SDM untuk mewujudkan operasional bisnis

Dalam penerapannya HRIS di Indonesia juga berpengaruh positif terhadap perencanaan SDM. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Wiwiek Irmawati [2010] menyatakan bahwa SIPEG berpengaruh positif dan signifikan terhadap perencanaan SDM. SIPEG memberikan efek baik kepada pengembangan pegawai maupun kepada penilaian kinerja. Perencanaan SDM menggunakan data terkini dan akurat sebagaimana dihasilkan oleh SIPEG, sehingga diperoleh SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Selain itu penelitian yang dilakukan Eka Kadharpa Utama Dewayani [2011] menyatakan penerapan HRIS pada PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, TBK telah sesuai dengan tujuan perusahaan. Penerapan HRIS berpengaruh terhadap employee empowerment di perusahaan. Beberapa proses dan metode dalam HRM practice dapat dilakukan secara online sehingga mendukung kelancaran aktifitas pekerjaan karyawan. Penerapan HRIS memberikan kemudahan dalam melakukan knowledge sharing sehingga setiap karyawan dapat mengakses semua knowledge yang dibutuhkan pada setiap saat.

Dari penelitian yang ada penggunaan HRIS di Indonesia masih terbatas pada perencanaan karyawan, belum sampai pada tahap rekrutmen dan seleksi karyawan.

KESIMPULAN

Penelitian ini fokus utamanya adalah pada keuntungan lain yang diperoleh dari HRIS. Penelitian ini sangat bermanfaat karena studi yang membahas hubungan antara HRIS dengan HRP sangat jarang. Penelitian ini mengidentifikasi keuntungan HRIS tidak hanya dari sisi pengolahan SDM namun juga mencakup strategi perusahaan dalam mengatur SDM. Hasil penelitian menunjukkan keuntungan lain HRIS meliputi, :

1.      Keputusan mengenai SDM lebih sehat, pengawasan dan kontrol terhadap tenaga kerja dapat ditingkatkan.

2.      HRIS membantu dalam mengurangi berbagai biaya seperti biaya tenaga kerja, biaya perekrutan dll karena sistem komputerisasi.

3.      HRIS mengerahkan kegiatan strategis yang luar biasa oleh manajer SDM. Kegiatan ini mencakup pelatihan dan pengembangan manajemen, perencanaan suksesi (identifikasi posisi kunci dan kebutuhan mereka), pelacakan pemohon rekrutmen dan seleksi dan perencanaan tenaga kerja, informasi kepegawaian dan identifikasi (kehadiran pelacakan, dll), perencanaan gaji, analisis absensi, analisis omset dan penjadwalan kerja.

4.      HRIS juga membantu dalam pelacakan kehadiran karyawan untuk mengetahui keteraturan dan pengabdian mereka bagi organisasi. Hal ini tidak hanya membantu dalam perencanaan gaji tetapi manajemen kinerja juga.

Pada intinya, dapat disimpulkan bahwa HRIS adalah alat yang sangat baik untuk perencanaan sumber daya manusia, meskipun ada tindakan-tindakan yang tidak sepenuhnya dapat dilakukan oleh HRIS.

DAFTAR PUSTAKA

UTAMA :
Dr. Shikha N. Khera, Ms. Karishma Gulati. 2012. “Human Resource Information System and its impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of Information Technology companies”. India

PENUNJANG

1.      Nicholas Aston Beadles II. 2005. “The Impact of Human Resource Information Systems: An Exploratory Study in the Public Sector”. Milledgeville, Georgia, Amerika Serikat

2.      Kamuli, Sukarman. 2009 : Fakultas ilmu Sosial Universitas Gorontalo. “Perencanaan Pegawai. Indonesia

3.      Irmawati, Wiwiek. 2010. Tesis : Universitas Indonesia. “Pengaruh Sistem Informasi Kepegawaian terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Sekretariat Jenderal Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral”. Indonesia

4.      Ekade Balkrishna Daulat, Dr. Ashok Narayan Patil. 2013. Human Resource Information System : A Tool for Decision Making. India